Welche Social Collaboration Tools gibt es? Welchen Nutzen versprechen sie? Und was wirkt sich negativ auf die Arbeit aus – vor allem bei falscher Handhabung. Ein Überblick mit Vorteilen und Nachteilen.
Vernetztes Arbeiten mit Social Collaboration Tools
Wer online arbeitet, kommt kaum darum herum: Sogenannte Social Collaboration Tools. Bei der digitalen Arbeit kommt es – neben der technischen Komponente wie Laptop und Smartphone – auch auf den Austausch untereinander an. Das kann die Kommunikation mit Teamkollegen oder Projektmitarbeitern, aber ebenso mit Auftraggebern oder Kunden sein. Damit alle Beteiligten Zugriff auf notwendige Informationen haben, bietet sich der Einsatz von Tools an. Mit cloudbasierten Anwendungen können Nutzer über Desktop oder via App Video-Calls führen, Dokumente bearbeiten und Austausch mit anderen realisieren. Teams können kollaborativ gleichzeitig Dokumente bearbeiten oder Projekte voranbringen. Bei Social Collaboration geht es somit um vernetztes Arbeiten.
Digitale Tools zur kollaborativen Teamarbeit
Ob Homeoffice oder im Büro vor Ort: Digitale Tools verschaffen Erleichterung und steigern die Produktivität. So ist zumindest oftmals das Nutzenversprechen dahinter, was im Regelfall auch zutrifft – oder zutreffen soll. Ein Nutzen stellt sich vor allem ein, wenn Teams virtuell zusammenarbeiten – also ein gewisse Distanz zwischen ihnen liegt – und alle über die richtige Anwendung Bescheid wissen. Tools gibt es einige am Markt – meist als App und Desktop-Version. Zu bekannten Tools zählen die folgenden:
Microsoft Teams: Im Microsoft-Office-Paket oder bei Office365 ist MS Teams oftmals bereits vorhanden. Das heißt: Wer Office bereits nutzt, dann ist auch die Nutzung von MS Teams keine größere Herausforderung. Das Tool ermöglicht Gruppen-Chats und Online-Meetings. Es ist simpel und selbsterklärend in der Anwendung. Das erleichtert die Teamarbeit. Ein weiteres bekanntes Tool ist:
Slack: Das Tool stammt – wie Microsoft – von einem amerikanischen Anbieter und ist aber auch hierzulande sehr verbreitet. Spätestens sei der Corona-Pandemie den meisten bekannt. Von daher kennen viele kennen das Tool und sich bereits in der Anwendung aus. Vor allem die Zusammenarbeit von Teams an gemeinsamen Projekten lässt sich damit gut realisieren.
Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Anbieter, die Lösungen anbieten. Oftmals dazu gezählt werden auch Tools wie Trello oder Wunderlist, bei denen man Aufgaben strukturieren und Personen zuordnen kann. Auch Anwendungen zum Dokumenten-Sharing oder für Videochats fallen häufig in diese Rubrik. Ebenso sind individuelle Lösungen für Unternehmen möglich. Im Fokus dieses Beitrags stehen eher Tools wie MS Teams oder Slack, die viele Funktionen in sich vereinen – und sich vielleicht ein wenig ähnlich wie WhatsApp oder Social-Media-Plattformen verhalten.
Vorteile von Social Collaboration Tools
Diese Vorteile sind beim Einsatz von Social Collaboration Tools zu erwarten:
- Teamarbeit unabhängig von Zeit und Raum
Darin liegt der eigentliche Vorteil von Social Collaboration Tools. Gerade in Zeiten wie diesen, wenn viele im Homeoffice oder räumlich verteilt arbeiten, verbessern Tools die Zusammenarbeit, die Kommunikation, den Informationsfluss und den Austausch. Alle Nutzer oder Mitglieder einer virtuellen Gruppe haben Zugriff auf dieselben Informationen. Gemeinsam kann man den Fortschritt von Aufgaben oder Projekten verfolgen, sich updaten oder zu bestimmten Themen kurzschließen. - Zugriff auf relevante und aktuelle Informationen
Einmal einer Gruppe zugeordnet, erhalten Mitglieder Einblick in für sie und ihre Arbeit notwenige Infos. Auf große E-Mail-Verteiler, auf die dann wieder jemand anderes an alle antworten muss, können Nutzer mit ihren Kollegen verzichten. Auch zentral organisierte und strukturierte Ablageorte von Dokumenten liefern Informationen in Echtzeit. Ein aktualisiertes Dokument muss nicht erst in die Runde geschickt werden, sondern wird direkt im Tool angepasst – und jeder hat Zugriff auf den aktuellsten Stand. Auch lassen sich über die Suchfunktion Inhalte besser finden als gegebenenfalls Im E-Mail-Postfach oder dem Abteilungslaufwerk. - Verbesserung von Produktivität und Effizienz
Die virtuelle Zusammenarbeit mit Social Collaboration Tools verspricht, die eigene und vor allem aber die Produktivität des Teams zu steigern. Hintergrund ist die Verbesserung des Wissenstransfers und des Informationsflusses. Und: Themen bleiben – anders als bei E-Mails – im Kontext. Konversationen sind einem Themenchannel oder einer Projektgruppe zugeordnet. Im E-Mail-Postfach müsste man sich erst eine Ordnerstruktur schaffen und Nachrichten jedes Mal entsprechend zuordnen.
Nachteile von Social Collaboration Tools
Zu diesen Nachteilen kann es beim Einsatz von Social Collaboration Tools kommen:
- Dauer-Kommunikation und ewiges Hin und Her von Nachrichten
Man kennt es auch WhatsApp-Gruppen: Es braucht manchmal sehr viele Nachrichten, um sich abzustimmen. In einem kurzen Telefonat wäre es schon 100 Mal geklärt. Aber eben nicht in einem Chat mit mehreren Beteiligten. Das kann bei Social Collaboration Tools ähnlich sein. Während manche die Gruppen oder Themenchannels nur für wirklich wesentliche Informationen nutzen, sind andere permanent auf Sendung. Die Folge: Es sind viele Informationen im Umlauf, die vielleicht für gar niemanden oder nur für einen kleinen Teil von Relevanz sind. Das wiederum führt zu Unübersichtlichkeit, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt. Team-Mitglieder finden wichtige Informationen nicht, sind vielleicht sogar geschafft von der Informationsflut. - Zweckentfremdete Nutzung der Tools
Manche Nutzer denken scheinbar, sobald ein Feed oder Gruppe eröffnet ist, sie seien bei Facebook oder WhatsApp. Es folgen Katzenbilder und Privates über das Wochenende oder den Feierabend. Nicht falsch verstehen: Es kann jeder das Teilen, was er möchte. Der private Austausch unter Kollegen gehört auch zur Arbeit und ist auch vollkommen in Ordnung – nur eben nicht in Themenchannels oder Projektgruppen. Das plustert die Kommunikation an der Stelle unnötig auf und lässt wichtige Informationen oftmals im Nirvana verschwinden. Wer Privates mitteilen möchte, kann die private Chatfunktion nutzen oder einen entsprechenden Feed ins Leben rufen. - Keine klare Linie oder zu viele Tools
Worüber wird nun kommuniziert? Das fragt man sich schon mal, wenn einen Infos per Mail, Chat, Tool und sonstigem Wege doppelt und dreifach erreichen. Das erschwert es allen Beteiligten, den Überblick zu behalten. Andererseits ist manchen vielleicht gar nicht bewusst, dass sie sich selbst proaktiv wichtige Informationen ziehen müssen. Das kann dazu führen, dass auch mal die ein oder andere Sache untergeht.
Produktivität: Einbußen bei falscher Handhabung
Hinsichtlich Smart Work kommt bei Social Collaboration Tools die Frage auf, wie es bei deren Einsatz um die Produktivität steht. Oftmals problematisch erscheint die Absender-Orientierung bei der Kommunikation. Damit ist gemeint: Jemand – also der Absender – wirft eine Information in den virtuellen Raum und jeder Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, sich die für sich relevanten Infos rauszuziehen. Das mag vielleicht dem Absender kurz Erleichterung verschaffen, schließlich ist die Information von seinem Tisch verschwunden und er muss nicht den Verantwortlichen ausfindig machen oder ihn zur Erfüllung einer Aufgabe auffordern. Aber: Dieses Vorgehen führt dafür bei allen anderen Team-Mitgliedern zu Mehraufwand. Denn jeder Einzelne verbringt mehrmals täglich aktiv Zeit damit, nach für sich relevanten Infos im Themenchannel suchen. Es ist daher abzuwägen, wessen Produktivität im Vordergrund stehen soll – die des Absenders (also zum Beispiel von Führungskräfte) oder die der Team-Mitglieder. Von daher macht es Sinn, wichtige Informationen direkt an Verantwortliche zu kommunizieren, um allen Beteiligten unnötigen Aufwand für Recherche nach Infos zu sparen.
Die Lösung, um Contras zu vermeiden: Führungskräfte und Team-Mitglieder zur richtigen Nutzung anhalten. Und klar kommunizieren, wie und wofür sie welches Tool nutzen können. Soll die interne Kommunikation nur noch über Social Collaboration Tools wie MS Teams oder Slack stattfinden? Oder sollen bestimmte Infos dennoch per Mail an Verantwortliche gehen? Eine einheitliche Handhabung schafft Klarheit.
Datenschutz beim Einsatz von Tools
Ein grundsätzlicher Hinweis: Beim Einsatz von Tools ist immer auf den Datenschutz zu achten. Insbesondere dann, wenn es um brisante Firmendaten oder Daten Dritter geht. Der Firmensitz vieler Anbieter ist häufig in den USA. Bei jedem Einsatz von Tools ist zu prüfen, ob diese den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen beziehungsweise über eine entsprechende Privacy Schild Zertifizierung verfügen. Hinweise dazu sind in der Regel in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters zu finden. Liegen Anbieter außerhalb der Europäischen Union (EU) ist darauf zu achten, welche Datenschutzregelungen gelten und wo der Anbieter Daten speichert. Und: Je nach Anwendung kann die Nutzung eines Tools gegebenenfalls eine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne der DSGVO bedeuten. Am besten ist vor dem Einsatz von Tools die Beratung oder Prüfung durch einen Datenschutzexperten.
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