Unter Smart Work oder Smart Working ist eine Arbeitsweise zu verstehen, die durch Nutzung moderner Technologie zu mehr Flexibilität und Selbstbestimmung führt. Das Ziel dabei: Die Produktivität der eigenen Arbeit oder von Organisation zu steigern und die Zufriedenheit im Job zu verbessern.
Definition von Smart Work
„Work smart, not hard“ ist ein beliebtes Sprichwort im Zusammenhang mit Smart Work. Gemeint ist damit, Arbeit clever und intelligent zu gestalten – und im Gegenzug gegebenenfalls weniger zu arbeiten. In der Praxis steht für Unternehmen insbesondere die Steigerung von Produktivität und Effizienz im Mittelpunkt. Sie bezeichnen flexible und mobile Zusammenarbeit oftmals als Smart Work, auch wenn der Begriff durchaus weiter greift. Für Angestellte und Selbstständige bedeutet Smart Work, ihre eigene Arbeitsweise zu optimieren, um eine Verbesserung ihres Arbeitslebens zu erreichen. Kluges Arbeiten kann sich auf die Zufriedenheit auswirken. Ebenso lassen sich Belastungen reduzieren oder Freiräume realisieren.
Im Kern geht es also um Flexibilität, Produktivität, Freiraum und Selbstbestimmung. Vor allem aber, um das „Wie“ gearbeitet wird. Während sich New Work auch mit dem „Was“ befasst – also mit dem Inhalt eines Jobs und welchen Sinn dieser stiftet – geht es bei Smart Work eher um die Arbeitsweise. Cleveres Arbeiten erfolgt meist mithilfe digitaler Technologien. Klar ist: New Work und Smart Work sind eng miteinander verknüpft. Bei beiden Begriffen steht modernes Arbeiten im Mittelpunkt. Smart Work lässt sich dabei auf folgende Bereiche herunterbrechen:
Smart Work: Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsmodellen
Mit flexiblen Arbeitszeiten wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit können Angestellte Familie und Beruf miteinander vereinbaren. Das steigert die Motivation. Gleichzeitig haben Arbeitgeber darauf zu achten, dass durch zunehmend fließende Grenzen zwischen Beruf- und Privatleben keine Überlastung entsteht. Stichwort: ständige Erreichbarkeit. Digitale Tätigkeiten lassen sich nahezu von jedem Ort aus ausüben. Moderne Technologien ermöglichen Remote Work – also die Arbeit per Fernzugriff – sowie Zusammenarbeit in virtuellen Teams. Die Wahl zwischen Arbeitsplatz vor Ort, Homeoffice oder mobiler Arbeit gibt Beschäftigten die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, mit welchem Arbeitsmodell sie beste Leistungen erbringen.
Eine weitere Variante cleveren Arbeitens kann es sein, sich statt für ein Angestelltenverhältnis für ein eigenes Business zu entscheiden. Wer selbstständig arbeitet, erntet selbst den Erfolg – oder auch Misserfolg. Das Risiko liegt bei dem Selbstständigen. Doch trotz der Risiken steht der Gewinn an Freiraum, Selbstbestimmung und Gestaltungsfreiheit im Mittelpunkt. Fernab von Vorgaben einer Organisation lässt sich Arbeit nach eigenen Bedürfnissen gestalten.
Workspace: Arbeitsräume der Zukunft
Ob Fly-in-Büro, Open-Space oder Einzelbüro: Die Gestaltung von Arbeitsräumen haben großen Einfluss auf die eigne Arbeit und die Zusammenarbeit von Teams. Während manche die Atmosphäre eines Großraumbüros mögen, ist anderen die Arbeit bei intensiver Geräuschkulisse kaum möglich. Auf den ersten Blick erscheinen moderne Bürokonzepte für Unternehmen oftmals attraktiv. Der Grund: Die Neuanordnung von Arbeitsplätzen spart Fläche. Das führt hinsichtlich Raumauslastung und Betriebskosten zu mehr Effizienz. Doch von der Belegschaft nicht akzeptierte Raumkonzepte können sich negativ auf deren Produktivität auswirken. Bei der Gestaltung von Arbeitsräumen kommt es auf das Einbeziehen aller Beteiligten an. Dies steigert die Akzeptanz des Vorhabens. Für Selbstständige gilt: Den Arbeitsraum so zu kreieren, dass ein produktives und angenehmes Arbeiten möglich ist. Für sie kommen neben dem heimischen Schreibtisch beispielsweise CoWorking-Spaces in Betracht. So benötigen sie kein eigenes Büro, können auf die Infrastruktur eines Anbieters zurückgreifen und haben gleichzeitig Austausch mit anderen.
Produktivität durch Struktur und Organisation
Smart Work lebt von durchdachter Struktur und Organisation. Dazu zählen einerseits Selbstorganisation und Zeitmanagement auf Mitarbeiterseite, andererseits Gestaltung von Abläufen und Schnittstellen auf Unternehmensseite. Sind Organisationsformen zu komplex gestaltet, vermindert dies deren Effizienz und Produktivität. Im Sinne einer cleveren Zusammenarbeit sind schlanke Strukturen und Prozesse gefragt. Die Organisation stellt Infrastruktur und Rahmenbedingungen bereit, in der sich Beschäftigte entfalten und so ihrer Arbeit produktiv nachgehen können.
Technologie und Tools für Smart Work
Mit dem Einsatz von Technologien und Tools lässt sich die eigene Arbeit und die Zusammenarbeit von Teams verbessern. Darunter sind zum einen Endgeräte wie Smartphone, Tablet-PC und Laptop zu verstehen, zum anderen digitale Anwendungen wie Social-Collaboration-Tools. Besonders bei der Teamarbeit über Distanzen hinweg helfen Tools dabei, die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben effizienter zu organisieren. Ebenso können Tools dabei unterstützen, Unternehmensprozesse und Abläufe zu vereinfachen. Beispiele sind unter anderem das Durchführen von Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung eines Selbstständigen per Online-Anwendung. Die digitale Anwendung spart dem Anwender Zeit, was seine Arbeitsweise smarter macht.
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